VERBİS 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununda yer alan “Veri Sorumluları” bilgi sistemidir. Kişisel verileri işleyen kişi ya da kurumların veri işleme faaliyetlerini bildirmiş oldukları sistemdir. 6698 Sayılı Yasanın 2016 yılında yürürlüğe girmesi ile VERBİS oluşturulmuştur. 6698 sayılı yasanın mevcut yasalarımız içinde daha yeni olması nedeniyle uygulama alanları ve kapsamı konusunda sık sık tereddüde düşüldüğü gözlemlenmiştir. Bu nedenle son yıllarda KVKK nedir, VERBİS nedir, VERBİS’e nasıl kayıt olunur ve benzeri sorularla karşılaşmaktayız.
VERBİS nedir ve VERBİS’e nasıl kayıt olunur? Konularında daha sağlıklı bilgi sahibi olmak için öncelikle; Kişisel Verileri Koruma Kanununun amaç ve kapsamı hakkında bilgi sahibi olmanız gerektiğini düşünüyoruz. Bu nedenle öncelikle KVKK nedir? başlıklı yazımızı incelemeniz konumuzu daha anlaşılabilir kılacaktır.
VERBİS Ne İşe Yarar?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bütün verilerin işlenmesi ve kayıt altına alınmasındaki, kişisel verilerin ne amaçla ve ne kadar süre ile işlendiğinin beyan edilmesi amacıyla oluşturulmuş bir sistemdir. Gerek 6698 sayılı yasa, gerekse Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenmiş olan VERBİS’in işlevlerini aşağıdaki gibi özetleyebiliriz
- Kişisel verilerin korunması
- Veri işlemede objektifliği ve şeffaflığı sağlamak
- Veri sahiplerinin işletme, kurum ve kuruluşlara hangi verilerin tutulduğu konusunda bilgilendirilmelerin yapılmasının sağlanması
- Verilerin işlenmesi ve saklanmasında hukuka uygun hareket edilmediğinin denetimini kolaylaştırmak
VERBİS Kaydı Kimler İçin Zorunludur?
6698 sayılı yasa kapsamına göre veri sorumlusu sıfatına sahip olan özel ve tüzel kişilikler için VERBİS kaydı zorunluluğu vardır. Aşağıda sıralamış olduğumuz durumlar bunlara belli başlı örnekler arasında yer alır.
- Kamu kurum ve kuruluşları
- Yıllık çalışan sayısı 50 kişiden fazla olan ya da yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’den fazla olan işletmeler
- Faaliyet alanları daha çok kişisel veri olan özel işletmeler
VERBİS’e Nasıl Kayıt Olunur?
VERBİS nedir konusunda yapmış olduğumuz bu açıklamalar yeterli olup, dilerseniz birazda VERBİS’e nasıl kayıt olunacağı ve takip edilmesi gereken adımlar hakkında bilgi verelim. Aşağıdaki adımlar takip edilerek VERBİS kayıt işlemini yapabilirsiniz.
1- Veri Sorumlusunun Belirlenmesi
Yukarıda VERBİS kaydı kimler için zorunludur? Başlığımızda belirttiğimiz işletme kurumlarda öncelikle veri sorumlusunun belirlenmesi gerekir.
2- İrtibat Kişisinin Atanması
Kurumlar ve işletmeler için veri sorumlusu haricinde ayrı bu konuda gerekli irtibatın sağlanması için irtibat kişisi belirlenir. İrtibat kişisi genellikle veri sorumlusu olsa da irtibat kişisi ile veri sorulusunun aynı kişi olması gerektiği gibi bir zorunluluk yoktur. Bu işlem için e-devlet üzerinden “irtibat kişisinin sicile kayıt işlemleri” sekmesi kullanılmaktadır.
3- Veri İşleme Envanterinin Oluşturulması
Yukarıda sıraladığımız işlemlerden sonra en önemli aşama olan veri işleme envanterinin oluşturulması aşamasına geçilir. Buradaki genel amaç işletmenin hangi verileri ne amaçla ve nasıl işleyeceğinin belirlenmesidir.
Veri işleme envanteri oluştururken aşağıda belirtmiş olduğumuz bilgiler sisteme kaydedilir.
- Ad soy ad, TC Kimlik numarası, IP adresi gibi kişisel bilgilerin nitelikleri
- Çalışan, müşteri ya da üyeler gibi veri sahibi ve kişi grupları
- Verileri saklama süreleri
- Veri güvenliğine ilişkin teknik bilgiler ve tedbirler
Burada yapılacak eksik ve hata bir işlem ileride KVKK uyarınca belirlenmiş idari para cezaları ile cezalandırılmaya zemin hazırlayacaktır. Bu nedenle tüm bu sürecin yada en azından bu aşamanın bu konuda tecrübe sahibi kişi ve kurumlardan destek alınarak yapılması gerektiğini düşünmekteyiz.
4- Bildirim Formunun Hazırlanması ve Onaylanması
Yukarıda belirtilen aşamalarda oluşturan bildirimler bir form haline getirilir. Bu formda tüm aşamaların bir özeti yer alır. Bu form e-imza ile imzalanmasından sonra onaylanarak sistemimize uygun bir şekilde yayınlanır.
Yukarıda belirtmiş olduğumuz ve 4 aşamada gerçekleşen kayıt işlemlerine başlamak için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun oluşturmuş olduğu sistemden faydalanabilirsiniz. Bunun için başlamanız gereken ilk aşama “VERBİS siciline kayıt” işlemidir.
Sık Sorulan Sorular
VERBİS’e Kimlek Kayıt Olmak Zorundadır?
Manuel veya otomatik yöntemler fark etmeksizin herhangi bir veri kayıt işlemi yapan bütün gerçek veya tüzel kişilikler VERBİS’e kayıt olmak zorundadırlar. Özellikle Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yukarıda sıralamış olduğumuz veri sorumluları bu sisteme kayıt olmak zorundadırlar. Sisteme kayıt olmayan veri sorumluları hakkında 6698 sayılı yasada belirtilmiş idari para cezaları uygulanmaktadır. Ayrıca veri sorumlusunun gerçekletirmiş olduğu ihlaller TCK 135, 136 ve 138. Maddelerde belirtilen fiilleri oluşturması halinde Türk Ceza Kanununda yer alan hükümlere göre de adli ceza ile cezalandırılmaları mümkündür.
VERBİS’e Kayıt Olmaz İsek Ne Olur?
VERBİS’e kayıt zorunluluğu bulunmasına rağmen yukarıda sıralamış olduğumuz VERBİS’e kayıt işlemlerini yaptırmayanların; Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 18. Maddesinde sıralanmış idari para cezaları ile cezalandırılması mümkündür. Bu cezalar fiilin ve ihlalin niteliğine göre; 5.000 TL ile 1.000.000 TL arasında değişir. Görüldüğü gibi oldukça ciddi rakamlar olup, bu konuda gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerekir.
VERBİS Kaydı Ne İşe Yarar?
Kişisel verileri kayıt altına alan ve VERBİS’e kayıt zorunluluğu bulunan işletme ve kuruluşlarca işlenin verilerin hangi amaçla tutulduğunu, gerektiğinde kimler ile paylaşılacağı ve ne kadar süre ile sistemde saklandığını belirlemek ve bu konuda şeffaflık sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Ayrıca bu sistem ile kişisel verilerin ihlal edilmesinin önüne geçilmesi amaçlanmıştır.
VERBİS Kaydı Nasıl Yapılır?
Kişisel Verileri Koruma Kurumu VERBİS kaydı yapılması gereken işletme ve kuruluşlar için gerekli bilgilendirmeleri ve yönlendirmeleri yapmaktadır. Ancak kısmen teknik ve hukuki bilgi gerektiren bir konu olması gerektiğinde ve ileride herhangi bir ihlale zemin hazırlamamak ve dolayısıyla idari para cezaları ile cezalandırılmamak adına bu konuda destek alınarak VERBİS kaydı yapılması gerekir. Bu konuda uyarıda sıralamış olduğumuz adımları takip ederek VERBİS kaydının oluşturabilirsiniz.
